ImmoTrack kao idealna dopuna CAFM sistemu

Zašto je CAFM sistem danas ključan u facility management-u

Kada se neko prvi put susretne sa facility management-om bez posebnog znanja o industriji, često ima vrlo različite predstave. U zavisnosti od profesionalnog iskustva, u fokusu mogu biti poslovni, tehnički ili organizacioni zadaci. Sveobuhvatan pogled na celinu, međutim, nije tako čest.

Tehnički aspekti prate zgradu kroz ceo životni ciklus: od planiranja i izgradnje, preko održavanja, renoviranja ili adaptacija tokom korišćenja, pa sve do rušenja i pravilnog zbrinjavanja ili reciklaže. Paralelno sa tim, u svim fazama teku i poslovni i organizacioni procesi.

Ti procesi, s jedne strane, obezbeđuju neophodan novčani tok, a s druge strane omogućavaju da se tehničke mere sprovode što efikasnije. U zgradi tokom vremena mora da funkcioniše niz rutinskih aktivnosti: administracija, tehnika (prozori, vrata, rasveta, sigurnosni sistemi itd.) i organizacione usluge poput čišćenja, a po potrebi i obezbeđenja ili keteringa.

Ukratko, radi se o širokom spektru zadataka. Facility management je daleko više od onoga što se na prvi pogled čini; pojedinačno posmatranje zadataka često nema smisla. Neophodan je holistički pristup, bez kojeg ovaj sistem ne može da funkcioniše. CAFM sistemi mogu značajno da optimizuju procese, a potencijal uštede do 30% je već dokazan.

Šta karakteriše savremeni CAFM sistem i gde mora da podrži korisnika?

CAFM sistem je digitalna platforma za različite oblasti rada u upravljanju nekretninama i facility management-u. Tu spadaju usklađeno održavanje, organizacija periodičnih provera, zakonske obaveze dokumentovanja, računovodstvo, izveštavanje itd. Važna je i kompatibilnost sa postojećim softverskim rešenjima.

Sistem mora da pokrije i individualne zahteve: da obezbedi interfejse za specijalizovane aplikacije, integraciju sa alatima poput CAD programa, kao i praćenje i smanjenje potrošnje energije. Da bi digitalizacija zaista zaživela, aplikacije moraju da komuniciraju i funkcionišu bez zastoja.

Veoma važan aspekt je fleksibilnost CAFM sistema. Sa strateškog stanovišta, modularne verzije su se pokazale posebno korisnim: mogu se proširivati po potrebi. Tako kompanija može da počne sa manjim rešenjem i dodaje module kako zahtevi rastu.

Danas je jasno da je efikasno upravljanje zgradama teško zamislivo bez integrisanih IT sistema. Ipak, mnoge organizacije i dalje koriste starija, pojedinačna rešenja koja retko nude dugoročan uspeh. To važi za sve koji upravljaju nekretninama — od javnog sektora, preko privatnih i stambenih organizacija, do industrije, trgovine, banaka i specijalizovanih FM firmi.

Ako polazimo od holističkog pristupa, govorimo o CAFM sistemima sa tehničkim i organizacionim komponentama. Iz građevinske perspektive, inventar mora moći da se obuhvati u potpunosti, a veze između sprovedenih mera i koristi treba da budu transparentno prikazane. Funkcionalnosti moraju da pokriju i uobičajene poslovne procese u upravljanju zgradama.

CAFM sistemi su zasnovani na bazama podataka

Osnova CAFM sistema su baze podataka. Idealno, one su dobro modelovane i otvorene. Redundantne podatke treba izbegavati kako bi se sprečile greške i neusaglašenosti. Struktura se može razlikovati od sistema do sistema, ali lokacije su u svakom slučaju definisane geografski (a često i geometrijski) i upisane u bazu.

Najmanja lokacija može biti, na primer, jedna prostorija u objektu. Ali kao lokacije se definišu i parking mesta, staze ili zelene površine. To su najmanje jedinice u bazi, koje se zatim grupišu u logične celine poput stanova, spratova i zgrada.

Na višem nivou, više zgrada može se povezati u parcelu, a zatim u sekciju. Strukture treba da budu fleksibilne i da se po potrebi menjaju. Na tim lokacijama rade ljudi koji izvršavaju konkretne zadatke — interni ili eksterni, na primer:

• čuvar
• baštovan
• čistači
• zanatlije
• zaposleni u kompanijama za obezbeđenje

Ovi ljudi su povezani sa organizacijom za koju rade. Na lokacijama se kreću članovi interne organizacije i spoljni saradnici, pa svako mora biti vezan za konkretnu organizaciju. I oni su važan deo baza podataka.

digitalno planiranje rada uz ImmoTrack zaokružuje CAFM sisteme

Ovde se teorija struktura baza podataka susreće sa svakodnevnim operativnim radom. U više tačaka se prepliću potrebe vlasnika, zakupaca, zaposlenih i facility management-a. ImmoTrack je potpuno automatizovan i kontinuirano optimizovan alat za planiranje rada za sve FM zadatke.

Rešenje pokriva potrebe različitih uloga uključenih u proces. ImmoTrack je razvijen kao praktičan alat, iz prakse za praksu — i to se vidi. Kao tim, poznajemo zahteve i izazove industrije, pa je ImmoTrack usklađen sa visokim očekivanjima naših klijenata.

Zahvaljujući pametnim strukturama softvera, FM menadžer i njegovi zaposleni mogu značajno da smanje broj pritužbi. Resursi se koriste efikasnije, a produktivnost raste. U proseku u industriji, oko 30% dodeljenog posla se uopšte ne obavi ili se uradi pogrešno.

Jedan od razloga je što se, uprkos napretku digitalizacije, radni procesi često i dalje prenose analogno, pa ih je teško kontrolisati. Rezultat je veliki broj pritužbi, čija obrada troši resurse — bilo da se utvrdi da li su opravdane ili da se posao ispravi. Tako nastaje negativna spirala koja pogađa menadžere objekata, upravnike nekretnina, zaposlene i stanare.

Za nas ImmoTrack, kao alat za proširenje, predstavlja način da se facility management približi budućnosti. Istovremeno, zaštita zaposlenih je posebno važna: digitalizovani procesi obezbeđuju sistematičan tok rada. Dokumentacija fotografijama podiže kvalitet i automatski smanjuje pritužbe — dokazano i do 60%. Ujedno, štiti zaposlene od neopravdanih optužbi.

Transparentnost radnih procesa uz pomoć ImmoTrack-a

ImmoTrack je praktičan softver koji već danas omogućava facility management budućnosti. Koristimo prednosti digitalizovanog, optimizovanog i automatizovanog toka posla. Moguće je digitalizovati specifikacije vezane za nekretninu i sve prateće detalje.

Beleži se periodičnost aktivnosti i planira se razumno i efikasno. Algoritmi ImmoTrack-a pomažu u planiranju ruta zaposlenih. Zadaci i prijave se bez prekida prenose na pametni telefon. Transparentnost i kontrola kvaliteta dolaze kroz GPS praćenje, koje u realnom vremenu prikazuje aktivnosti po objektu.

Prilikom uvođenja ImmoTrack-a, podaci o nekretnini unose se samo jednom. To uključuje funkcionalne specifikacije, periodične aktivnosti i kompetencije zaposlenih. Jedna ili više nekretnina mogu biti dodeljene zaposlenom kao glavnom odgovornom licu. Ovaj početni korak je potreban kako bi se iskoristile sve prednosti softvera i dopunio CAFM sistem.

Šta CAFM sistem treba da uradi da bi efikasno podržao sve oblasti facility management-a?

Kao što je već pomenuto, obim zadataka u facility management-u je izuzetno velik, a svaka oblast ima svoja pravila i propise. Zato CAFM softver kao što je ImmoTrack mora da bude veoma fleksibilan.

Da bi se rasteretio Facility menadžer i zaposleni, sistem treba da mapira svaku periodičnu aktivnost (task) po nekretnini. U bazu se unose rokovi, intervali održavanja, zakonski zahtevi itd. Na osnovu toga softver generiše razumne planove rada i logično planiranje ruta.

Sve funkcioniše bez problema dok planovi teku po očekivanju. Međutim, čim dođe do kašnjenja ili pomeranja, sistem mora da reaguje i ažurira planiranje što je pre moguće. U ImmoTrack-u se to dešava stalno i u realnom vremenu.

Da bi se parametri u različitim oblastima sprovodili paralelno, potrebna je velika fleksibilnost. Moraju se uzeti u obzir različiti uticaji kako bi se posao završio prema ugovoru — na primer, postoji razlika između poslova unutar objekta i radova na spoljnim površinama.

Kako CAFM softver pomaže kod neplaniranih zadataka?

Kod spoljašnjih površina pojavljuje se dodatni, ponekad nepredvidiv faktor: vreme. To je slučaj, na primer, kada je zimska služba deo ugovorenih usluga. Kod iznenadne pojave snega ili leda, ti tasks dobijaju prioritet. U zavisnosti od broja ljudi, mogu biti potrebne brze promene rasporeda i angažmana.

Ne učestvuju uvek samo zaposleni koji su uobičajeno zaduženi, već ponekad i ceo tim. Poslovi koji su drugde pauzirani moraju se zatim ponovo uvrstiti u plan.

Slično je i posle jake kiše, grada ili snažnih oluja. Mogu izazvati poplave u podrumima ili ozbiljno i opasno Oštećenje drveća. I ovde je potrebna brza i odlučna reakcija.

Uz CAFM softver ImmoTrack-a, ovo ostaje privremeni problem koji se može brzo kompenzovati. Planovi rada se prilagođavaju i odmah su dostupni zaposlenima. Svi znaju šta treba da rade, gde i kako da stignu — uz uvek strukturisan tok posla.

ImmoTrack – mobilni rad, bez komplikacija

Zaposleni preko mobilne aplikacije dobijaju plan rada i brzo prepoznaju lokaciju i tip zadatka. U planu su sve aktivnosti sa odgovarajućim periodičnostima. Ad hoc poslovi koji stižu kroz upravljanje hitnim situacijama (ticket sistem) stalno se uključuju u plan.

Zaposleni prate stanje kroz statusne izveštaje i mogu da označe aktivnosti kao završene. Kao dokumentaciju, fotografija lokacije se otprema preko telefona. Aktivnosti se mogu i pomeriti na datum po izboru, što je korisno kada posao traje duže od planiranog. Takođe se može označiti posao koji nije završen.

Praćenje i izveštavanje donose transparentnost menadžerima i upravnicima nekretnina

Kroz inovativni dashboard, ImmoTrack jasno prikazuje planove rada i napredak. FM menadžeri mogu da se kreću između objekata i filtriraju aktivnosti po planu ili po zaposlenom. Mapa prikazuje u realnom vremenu Lokacije nekretnina, zaposleni i status naloga.

Prednosti za upravnike nekretnina, Facility menadžere i zaposlene

U ImmoTrack-u upravnici nekretnina mogu da upravljaju svim objektima različitih FM kompanija u jednom alatu. Dobijaju pregled statusa u realnom vremenu i mogu lako da unesu i dodele neplanirane zadatke. Tu je i digitalizovano izveštavanje sa aktuelnim statusima. Za facility management to znači efikasnije korišćenje radnog vremena i manje odlazaka na teren.

Kontrolne funkcije u realnom vremenu, foto dokumentacija, GPS praćenje i pregledan dashboard obezbeđuju kontrolu kvaliteta i potpunu evidenciju aktivnosti. Sa ImmoTrack-om dobijate veoma efikasan modul planiranja za svakodnevni rad tokom više meseci. Izveštaji se mogu preneti u CAFM sistem i tamo dalje koristiti. Koriste i zaposleni: tok posla je strukturisan kroz digitalizovane specifikacije.

Na pametnom telefonu može se pregledno prolaziti kroz aktivnosti. Foto dokumentacija smanjuje reklamacije do 60%, a kvalitet održavanja istovremeno raste za oko 50%. Softver omogućava i da se aktivnosti pomere ili proslede drugom zaposlenom. ImmoTrack radi na različitim platformama: kao cloud web aplikacija i kao aplikacije za iOS i iPad od verzije 12 i novije.

Android od verzije 5. To znači da se može koristiti kao dopuna skoro svakom CAFM sistemu. Kao softverski alat fokusiran na organizaciju rada u facility management-u, ImmoTrack je idealna dopuna postojećim CAFM sistemima. Pomaže Facility menadžerima, upravnicima nekretnina i zaposlenima da budu efikasni u svakodnevnom radu, zahvaljujući potpuno digitalizovanim procesima.

Stupite u kontakt sa nama

Imate pitanja o ImmoTrack softveru i načinu na koji funkcioniše? Pozovite nas, pošaljite e-mail ili popunite naš kontakt obrazac. Rado ćemo podeliti dodatne informacije ili dogovoriti demo termin.