Un workflow digital apporte plus d’efficacité à votre entreprise

Cette solution logicielle profite à toutes les parties prenantes. Le gérant immobilier sait à tout moment quels travaux sont à effectuer et lesquels sont terminés. Les partenaires de facility management savent quand ils doivent accomplir quelles tâches, et où. Enfin, les clients sont satisfaits lorsque les activités prévues sont réalisées de manière fiable et fluide.

ImmoTrack AG dispose de longues années d’expérience en facility management. Cette expérience est intégrée en continu dans l’optimisation du logiciel. À long terme, cela garantit un logiciel orienté pratique, toujours à jour et capable de répondre à des exigences variées.

Comment un workflow digital aide les gérants immobiliers à travailler de façon professionnelle

Les tâches d’un gérant immobilier, en interaction avec le facility management, sont nombreuses. Il faut par exemple organiser le nettoyage régulier de la cage d’escalier ou de la cave commune d’un immeuble. Des travaux de jardinage comme la taille des haies ou la tonte sont réalisés à intervalles périodiques. S’y ajoutent des opérations de maintenance, comme le contrôle de la climatisation.

Le point commun de toutes ces tâches est qu’elles reviennent périodiquement, à des intervalles fixes et définis. Le secteur est caractérisé par le fait que, aujourd’hui encore, beaucoup de ces tâches sont gérées avec des méthodes analogiques. Mais les cahiers des charges papier et les tableaux Excel semi-professionnels ne sont pas une fatalité. Simplifiez-vous la vie, ainsi qu’à vos clients, et optez pour une solution logicielle professionnelle.

Grâce à un logiciel, les activités à venir sont enregistrées pour l’ensemble des immeubles. En parallèle, il est défini précisément quand les tâches doivent être réalisées. Le logiciel aide également à déterminer qui doit prendre en charge les tâches. Ainsi, toutes les parties prenantes gardent à tout moment une vue d’ensemble sur les activités.

Comment fonctionne le workflow digital avec ImmoTrack ?

La solution ImmoTrack apporte de la structure au quotidien. Les activités sont enregistrées dans le logiciel sous forme de tasks : il en résulte un cahier des charges digital. Le concierge accède, via son smartphone, aux activités qui le concernent personnellement.

Le concierge utilise son smartphone pour les rapports. Même des photos peuvent être transmises facilement depuis le smartphone vers le logiciel. Cela augmente la transparence et la documentation des tâches effectuées. Parallèlement, cela permet un Real-Time-Tracking des travaux du concierge : au moment où il signale qu’une tâche est terminée, le logiciel ImmoTrack l’a déjà enregistré.

Les différentes étapes de travail ne sont pas seulement enregistrées et disponibles en digital. Un algorithme optimise en continu les temps de travail. À moyen terme, les workflows sont ainsi pilotés digitalement. Le risque d’oublier certaines tâches diminue. Le statut et l’avancement sont enregistrés en temps réel et fournissent ainsi des éléments d’analyse.

Utiliser le workflow digital : comment procéder

L’introduction de tout logiciel demande un certain effort initial. Celui-ci est rapidement rentabilisé, car les avantages apportés par le logiciel sont considérables. Tout commence par la première étape : dans ce cas, mettre en place le logiciel de facility management.

Chaque immeuble a des caractéristiques particulières. Vous alimentez le logiciel avec ces informations. Il s’agit surtout de savoir quelles activités reviennent et à quels intervalles périodiques. Vous saisissez donc, pour chaque immeuble, un cahier des charges avec toutes les activités. Vous gardez ainsi toujours en vue ce que vous promettez à vos clients.

Dans les périodes de stress, on oublie vite une tâche ou une autre. Cela ne peut plus arriver : le logiciel garde en vue toutes les tâches à venir. L’avantage décisif est que le logiciel ne se contente pas d’enregistrer la tâche : il définit et signale aussi quand elle doit avoir lieu.

Vous enregistrez également dans le logiciel les skills des collaborateurs. Cela aide à répartir les lots de tâches entre les collaborateurs. L’algorithme du logiciel propose immédiatement un itinéraire adapté pour se rendre à l’immeuble. Cela fait gagner du temps et évite du stress.

Workflow digital : les avantages d’une conciergerie digitalisée

Pour que le logiciel fonctionne, quelques préparatifs sont donc nécessaires. Les avantages qu’il apporte une fois en service sont évidents. Le logiciel profite au collaborateur en facility management, au facility manager et aussi au gérant immobilier. Au final, le client satisfait s’en réjouit également. Nous vous montrons ci-dessous quelles fonctions facilitent le quotidien.

Travailler en mobilité : comment le collaborateur en facility management en profite

Les cahiers des charges papier à imprimer et faire signer pour les rapports appartiennent désormais au passé. Avec l’application mobile sur smartphone, le concierge voit immédiatement quelles obligations il doit exécuter, quand et où. Via l’application, chaque collaborateur voit ses activités à venir, avec leur niveau d’urgence.

Une fois les travaux effectués, le collaborateur les documente simplement via une photo dans l’application. Si une tâche n’est pas réalisée pour une raison quelconque, il saisit un statut correspondant. Il peut aussi reporter des activités ou les attribuer à un collègue.

Bien entendu, des activités imprévues peuvent être saisies directement dans l’application. Le concierge utilise pour cela un système de tickets, autrement dit le helpdesk. Il en résulte un historique transparent indiquant quelles activités ont été réalisées, quand et par qui.

La proximité avec la réalité se voit au fait que différentes options de statut peuvent être définies pour les activités et les immeubles. En pratique, on constate que le statut d’une tâche et le statut global de l’immeuble ne coïncident pas toujours. Le GPS-Tracking aide le concierge à choisir l’itinéraire le plus rapide vers le prochain immeuble. Cela fait gagner du temps et de l’argent. De plus, le logiciel regroupe des activités pouvant être combinées dans un même itinéraire.

Un monitoring clair : de quoi enthousiasmer le facility manager

Le facility manager doit piloter, planifier et coordonner avec flexibilité. Revoir entièrement des plans fait partie du quotidien de ce métier. Dans ce contexte, tout outil facilitant le travail est le bienvenu. Avec le logiciel ImmoTrack, vous utilisez des tableaux de bord qui montrent en un coup d’œil ce qui se passe dans chaque immeuble, y compris ce qui n’a pas encore été fait.

La navigation permet de passer facilement d’un immeuble à l’autre. Vous pouvez aussi afficher, de manière ciblée, les activités par collaborateur avec leur statut. Ou consultez sur la carte d’environnement où se trouvent actuellement vos collaborateurs. Pour cela, le logiciel utilise un système de GPS-Tracking.

La heatmap avec système de feux tricolores est particulièrement appréciée. Cette fonction permet d’obtenir rapidement une information lorsque des tâches ne sont pas réalisées. Le rouge signale immédiatement qu’une action est nécessaire. Les travaux non réalisés ou les retards sont affichés en rouge. Le facility manager intervient vite et de façon ciblée avant que cela ne devienne un vrai problème.

Un élément essentiel du facility management consiste à prouver et optimiser la rentabilité d’un immeuble. Comme le logiciel enregistre de nombreuses données (activités, périodes, etc.), celles-ci peuvent être utilisées dans le reporting. Ces reportings permettent d’en tirer des conclusions. Ce n’est qu’avec un reporting fiable qu’il est possible de prendre les mesures appropriées.

Un facteur à ne pas négliger est le gain de temps. Une fois le logiciel en service, les appels téléphoniques pénibles et chronophages diminuent. Les problèmes ne sont plus communiqués laborieusement par téléphone : ils apparaissent dans la heatmap. Les problèmes ne disparaissent pas automatiquement pour autant, mais leur traitement et la recherche de solutions deviennent nettement plus modernes.

Vue d’ensemble pour le gérant immobilier : comment il en profite

Même si le gérant immobilier n’a pas besoin de coordonner les interventions du concierge, il profite néanmoins d’une vue d’ensemble précise. C’est pourquoi il s’appuie volontiers sur les données en temps réel : elles lui montrent, sur la carte d’environnement, non seulement où se trouvent les collaborateurs, mais surtout le statut des différentes activités.

Ces informations peuvent être utilisées facilement dans des reportings. Le gérant immobilier obtient ainsi, en un clic, un statut par immeuble. C’est un avantage inestimable lorsqu’un client appelle et pose des questions. Une réunion avec un client peut aussi être préparée de manière optimale.

Workflow digital : pour qu’au final le client soit satisfait

Nous ne devons pas oublier une partie prenante : au final, le travail de l’économie immobilière et du facility management vise à satisfaire le client. Lorsque les travaux sont réalisés à temps et que les facteurs perturbateurs sont éliminés le plus tôt possible, le client y gagne.

Lorsque les travaux sont toujours réalisés dans les délais, cela aide non seulement à préserver la valeur du bien, mais réduit aussi les réclamations – et épargne des nerfs. Les clients apprécient des informations fiables sur le moment où telle activité a été effectuée. Avec le logiciel ImmoTrack, ces informations peuvent être fournies en un clin d’œil.

Les avantages de la solution ImmoTrack

L’utilisation du logiciel ImmoTrack apporte des avantages à toutes les parties prenantes. Ceux-ci peuvent même être démontrés par des chiffres : les analyses du logiciel utilisé montrent qu’en moyenne, les réclamations clients diminuent de 60 %. C’est un résultat remarquable. Seuls des clients satisfaits restent durablement des clients.

La charge administrative baisse d’environ 20 %. Sans logiciel, on recherche laborieusement la source d’un problème. Saisir des tâches de manière analogique et obtenir un retour sur leur statut prend du temps. Cela implique un effort manuel important, drastiquement réduit grâce au logiciel. Cela a, à son tour, un effet positif sur la productivité.

Avec le logiciel et le workflow digital, la productivité augmente pour toutes les parties prenantes. Les chiffres montrent une hausse d’environ 25 %. En effet, les tâches fastidieuses et chronophages – prendre des notes, chercher, classer – diminuent. Un rapide contrôle dans le logiciel ou l’application est bien plus agréable que la recherche d’une feuille de papier.

Le workflow digital permet aussi d’automatiser la planification. Le logiciel génère automatiquement un planificateur d’itinéraires sur la base du cahier des charges et des collaborateurs disponibles. Cela permet d’économiser 65 % du temps de planification.

Voici les avantages du workflow digital en un coup d’œil :

• données en temps réel sur le statut des différentes activités par collaborateur
• données en temps réel sur le statut des différentes activités par immeuble
• communication simple via le logiciel et l’application
• tableaux de bord et reportings clairs
• heatmap avec fonction de feux tricolores
• les données de GPS-Tracking alimentent une carte d’environnement
• workflows plus efficaces
• moins de réclamations clients
• productivité plus élevée
• planification plus rapide et plus simple

ImmoTrack : nous faisons passer la gestion immobilière au niveau supérieur

Vous en avez assez des cahiers des charges papier illisibles ? Vous voulez optimiser et rendre plus efficaces vos processus, pour vous, vos partenaires, vos collaborateurs et vos clients ? Alors ImmoTrack AG est fait pour vous. Nous associons la gestion immobilière à des solutions logicielles modernes. Dites adieu au cahier des charges papier, et accueillez une solution logicielle innovante.

Adoptez un logiciel moderne et simple, et améliorez vos workflows. Vous constaterez que les réclamations clients diminuent nettement. Vous avez des questions sur notre logiciel ? Alors contactez-nous. Nous nous réjouissons de pouvoir vous transmettre notre enthousiasme.