ImmoTrack, le complément idéal d’un système CAFM traditionnel

Pourquoi un système CAFM est aujourd’hui indispensable en facility management

Lorsqu’une personne sans connaissance particulière du secteur découvre le facility management pour la première fois, elle associe souvent des images et des représentations très différentes. Selon l’expérience professionnelle, l’accent est mis soit sur les aspects économiques, soit sur les aspects techniques, soit sur l’organisation. Une vision d’ensemble de la globalité de la mission reste plutôt rare.

Bien entendu, les aspects techniques accompagnent un bâtiment tout au long de son cycle de vie. D’abord viennent la planification et la construction. Ensuite, pendant la phase d’exploitation, les tâches concernent surtout la maintenance, la rénovation ou les transformations. En fin de vie, la démolition ainsi que l’élimination conforme ou le recyclage des éléments du bâtiment viennent clore le cycle. Parallèlement, des processus économiques et organisationnels se déroulent dans les trois phases du cycle de vie.

Ils assurent d’une part les flux financiers nécessaires et, d’autre part, le bon déroulement de toutes les mesures techniques. Pendant toute cette période, de nombreux processus doivent fonctionner dans le bâtiment lui-même. Les équipes administratives garantissent les aspects économiques. Les techniciens assurent la maintenance des installations, la fonctionnalité des fenêtres et des portes, des systèmes d’éclairage, des systèmes de sécurité, etc. Les tâches organisationnelles concernent notamment des services comme le nettoyage des surfaces et des bâtiments, ainsi que, le cas échéant, la sécurité ou la restauration.

En résumé, il en résulte une véritable profusion de tâches. Ce qui se cache derrière le terme « facility management » est bien plus vaste que ce que l’on imagine au premier abord. Une analyse isolée des tâches est difficile, et souvent peu pertinente. Il faut une approche globale, sans laquelle le système ne peut pas fonctionner. Un système CAFM permet d’optimiser nettement ces processus. Des potentiels d’économies allant jusqu’à 30 % ont déjà été démontrés.

Qu’est-ce qui caractérise un système CAFM moderne, et comment doit-il soutenir les clients ?

Un système CAFM est la plateforme numérique qui couvre les différents domaines de travail d’une entreprise de gestion immobilière ou de facility management. Il inclut, par exemple, la maintenance conforme aux obligations légales, l’organisation des contrôles récurrents, les obligations de documentation, la comptabilité, le reporting, etc. La compatibilité avec les solutions logicielles existantes est également un point essentiel.

Enfin, le système doit aussi répondre à des exigences individuelles : mise à disposition d’interfaces vers des applications spécialisées, systèmes comme les logiciels CAD, ou encore monitoring et réduction de la consommation d’énergie. Pour mettre en œuvre la digitalisation de manière cohérente, toutes les applications doivent pouvoir communiquer et fonctionner ensemble sans difficulté.

Un aspect crucial est également la flexibilité du système CAFM. D’un point de vue stratégique, les versions modulaires ont fait leurs preuves. Elles peuvent être étendues selon les besoins : l’entreprise peut démarrer avec une solution plus petite et l’enrichir ensuite de modules supplémentaires au fur et à mesure que les exigences augmentent.

Aujourd’hui, tout le monde sait qu’une gestion efficace des bâtiments est difficilement envisageable sans systèmes informatiques intégrés. Pourtant, des solutions isolées plus anciennes sont encore utilisées, sans offrir de succès à long terme. Cela concerne toutes les organisations et entreprises qui gèrent des biens immobiliers : administrations communales, sociétés immobilières privées ou publiques, entreprises industrielles et commerciales, banques, ainsi que des prestataires FM spécialisés.

Si l’on part d’une approche globale, on parle de systèmes CAFM comportant des composantes techniques et organisationnelles. D’un point de vue de la construction, l’inventaire doit pouvoir être saisi sans lacunes. Les interactions entre les mesures réalisées et leur utilité doivent être présentées de manière transparente dans le système. Par ailleurs, les fonctionnalités doivent couvrir les domaines de gestion courants liés à l’exploitation du bâtiment sur le plan organisationnel.

Les systèmes CAFM reposent sur des bases de données

La base d’un système CAFM est une base de données. Idéalement, elle est bien modélisée et ouverte. Les données redondantes devraient être évitées afin de prévenir les erreurs système. La structure des bases de données se compose de différentes parties, qui peuvent varier d’un système à l’autre. Elles répertorient l’ensemble des emplacements (sites) définis géographiquement et, parfois, géométriquement.

L’emplacement le plus petit peut être, par exemple, une pièce dans un bâtiment. Mais des places de stationnement, des chemins ou des espaces verts sont également définis comme des emplacements. Ils constituent les plus petites unités enregistrées dans la base de données. À l’étape suivante, ces emplacements sont regroupés en unités logiques telles que des appartements et des étages. Un niveau au-dessus, ils sont à nouveau regroupés en un bâtiment.

Encore un niveau plus haut, plusieurs bâtiments peuvent être regroupés en une parcelle, ce qui forme ensuite une section. Toutes ces structures doivent rester flexibles et pouvoir être modifiées ultérieurement. Dans le facility management, des personnes se déplacent sur ces emplacements pour y effectuer des travaux spécifiques. Il peut s’agir de collaborateurs internes ou externes, par exemple :

• Concierge
• Jardinier
• Personnel de nettoyage
• Artisans
• Agents de sociétés de sécurité

Ces personnes sont ensuite rattachées à l’organisation pour laquelle elles travaillent. Sur ces emplacements se déplacent des personnes appartenant soit à l’organisation interne, soit à des organisations externes. Elles doivent donc être associées à une organisation, et font ainsi partie intégrante des bases de données.

Une planification intelligente avec ImmoTrack complète les systèmes CAFM

C’est là que la théorie des structures de bases de données rencontre le quotidien opérationnel. À cet endroit se trouvent, à plusieurs niveaux, les interfaces entre propriétaires, locataires, collaborateurs et facility management. ImmoTrack est un outil de planification du travail entièrement automatisé et continuellement optimisé pour toutes les tâches FM à réaliser.

Il répond aux besoins des différentes personnes impliquées dans ce processus. Nous avons développé ImmoTrack comme un outil issu de la pratique, pour la pratique, et cela se ressent. En tant que développeurs, nous avons nous-mêmes travaillé dans le FM et connaissons bien les exigences et les défis du secteur. ImmoTrack est aligné sur les attentes élevées de nos clients.

Grâce aux structures intelligentes du logiciel, vous pouvez, en tant que responsable FM, réduire nettement les réclamations de vos clients avec vos équipes. Les ressources sont utilisées de manière plus efficace et, surtout, la productivité augmente. En moyenne dans le secteur, 30 % des travaux attribués ne sont pas réalisés, ou ne le sont pas correctement.

Cela s’explique notamment par le fait que, malgré la digitalisation, les processus de travail sont encore souvent attribués de manière analogique. Ils sont donc difficiles à contrôler. Il en résulte un grand nombre de plaintes. Leur traitement mobilise des ressources, soit pour déterminer si la plainte est justifiée, soit pour corriger. Une spirale négative s’installe rapidement et affecte les facility managers, les gérants immobiliers, les collaborateurs et les locataires.

Pour nous, ImmoTrack, en tant qu’outil d’extension, permet d’accompagner le facility management vers l’avenir. En parallèle, la protection des collaborateurs est particulièrement importante pour nous. Grâce à des processus de travail digitalisés, ImmoTrack garantit un déroulement systématique. La documentation par photos améliore la qualité. Les réclamations clients diminuent ainsi automatiquement – de manière prouvée jusqu’à 60 %. En même temps, les collaborateurs sont protégés contre les accusations injustifiées.

Transparence des processus de travail grâce à ImmoTrack

Avec ImmoTrack, nous proposons à nos clients un logiciel orienté terrain qui rend possible, dès aujourd’hui, le facility management de demain. Nous exploitons pour cela les avantages d’un workflow digitalisé, optimisé et automatisé. Vous pouvez digitaliser le cahier des charges lié à chaque immeuble, ainsi que ses spécificités.

Vous saisissez la périodicité de certaines tâches et les planifiez de manière pertinente et efficace. Les algorithmes d’ImmoTrack vous aident dans la planification des itinéraires de vos collaborateurs. Les tâches et demandes enregistrées sont transmises sans rupture au smartphone. La transparence et le contrôle qualité sont assurés via le GPS-Tracking, qui vous remonte en temps réel les activités par immeuble.

Lors de la mise en place d’ImmoTrack, vous saisissez une seule fois les données des immeubles dans le système. Cela inclut les cahiers des charges avec les tâches périodiques et les compétences des collaborateurs. Il est possible d’attribuer un ou plusieurs immeubles à un collaborateur en tant que responsable principal. Cet effort initial est nécessaire pour profiter de tous les avantages du logiciel et compléter efficacement votre système CAFM.

Que doit faire un système CAFM pour soutenir efficacement tous les domaines du facility management ?

Comme décrit plus haut, l’éventail des tâches en facility management est très large. Chaque domaine obéit en outre à ses propres règles et contraintes. Un logiciel CAFM d’accompagnement comme ImmoTrack doit donc être très flexible.

Pour soulager le facility manager et ses collaborateurs, le système CAFM doit représenter chaque activité périodique – appelée « tasks » – au niveau de l’immeuble. Toutes les données nécessaires (échéances, intervalles de maintenance, exigences légales, etc.) sont saisies dans la base de données pour chaque immeuble. Le logiciel génère ensuite des plans de travail pertinents et une planification logique des itinéraires.

Tout cela se déroule sans difficulté tant que la planification se déroule comme prévu. Mais dès que des retards ou des décalages surviennent, le système doit réagir et actualiser la planification aussi rapidement que possible. Avec ImmoTrack, cela se fait en continu et en temps réel.

Pour appliquer les paramètres à travers tous les domaines d’activité, une flexibilité extrême est nécessaire dans un logiciel CAFM. En effet, il faut prendre en compte des influences très différentes pour exécuter les travaux conformément au contrat. Il existe par exemple une grande différence entre des travaux à l’intérieur du bâtiment et des interventions dans les espaces extérieurs.

Comment un logiciel CAFM aide-t-il pour les tâches non planifiées ?

Dans les espaces extérieurs, la météo apporte un facteur supplémentaire, parfois incontrôlable. C’est le cas lorsque le service hivernal fait partie des prestations. En cas de chute soudaine de neige ou de verglas, ces tâches doivent être priorisées. Selon les effectifs disponibles, des réallocations de temps et de personnel peuvent être nécessaires.

Il n’arrive pas toujours que seules les personnes habituellement responsables soient sollicitées : toute l’équipe peut être concernée. Les travaux mis en pause ailleurs doivent alors être replanifiés.

La situation est similaire après de fortes pluies, de la grêle ou de violents orages. Ces événements peuvent provoquer des caves inondées ou laisser des dommages importants et dangereux sur les arbres. Ici aussi, une action rapide et résolue est nécessaire.

Avec le logiciel CAFM d’ImmoTrack, il s’agit d’un problème temporaire qui se compense rapidement. Les plans de travail sont adaptés et mis immédiatement à disposition des collaborateurs. Chacun sait directement quoi faire, où, et comment s’y rendre. Les collaborateurs bénéficient ainsi d’un déroulement de travail structuré en permanence.

ImmoTrack – le travail mobile facilité

Grâce à une application mobile, les collaborateurs reçoivent leur plan de travail et identifient rapidement le lieu d’intervention et le type de tâche. Le plan intègre toutes les activités avec leurs périodicités. Les interventions ad hoc, remontées via la gestion des urgences avec système de tickets, sont également intégrées en continu au plan de travail.

Les collaborateurs documentent l’avancement via des statuts et peuvent marquer des tâches comme terminées. Pour documenter leur intervention, une photo du lieu est téléversée depuis le smartphone. Ils peuvent aussi déplacer des tâches à une date de leur choix (pratique, par exemple, si une intervention dure plus longtemps que prévu). Les travaux non réalisés peuvent également être signalés.

Monitoring et reporting : la transparence pour les facility managers et les gérants immobiliers

Avec son tableau de bord innovant, ImmoTrack propose une visualisation avancée des différents plans de travail et de leur progression. Les FM managers peuvent naviguer entre les immeubles et filtrer les tâches du plan de travail ou les tâches par collaborateur. La carte d’environnement affiche en temps réel l’emplacement des immeubles et des collaborateurs ainsi que le statut des interventions.

Avantages pour les gérants immobiliers, les facility managers et les collaborateurs

Les gérants immobiliers peuvent gérer, dans ImmoTrack, tous leurs immeubles au sein d’un seul outil, même lorsqu’ils travaillent avec plusieurs prestataires de facility management. L’outil leur fournit une vue d’ensemble du statut en temps réel, ainsi qu’une saisie simple des tâches non planifiées et leur attribution. Un reporting digitalisé avec tous les statuts actuels en fait également partie. Pour le facility management, ImmoTrack permet d’utiliser le temps de travail plus efficacement et d’éviter de nombreuses visites sur site.

Des fonctions de contrôle en temps réel, avec documentation photo, GPS-Tracking et tableau de bord clair, garantissent le contrôle qualité et une documentation sans faille des interventions. Avec ImmoTrack, vous disposez d’un module de planification très efficace sur plusieurs mois pour l’exploitation quotidienne. Le reporting peut être transféré vers le système CAFM et y être réutilisé. Les collaborateurs bénéficient également du système : le déroulement du travail est structuré par le cahier des charges digitalisé.

Sur smartphone, ils naviguent au sein des tâches et gardent ainsi une vision claire. Grâce à la documentation photo, les réclamations diminuent jusqu’à 60 % et la qualité de la maintenance augmente simultanément de 50 %. Le logiciel permet en outre de déplacer des tâches ou de les transférer à un autre collaborateur. ImmoTrack est disponible sur différentes plateformes : application web cloud ainsi que applications pour iOS et iPad à partir de la version 12.

Android à partir de la version 5. ImmoTrack peut ainsi servir de complément à presque tous les systèmes CAFM. En tant qu’outil logiciel axé sur l’organisation du travail des responsables de facility management, ImmoTrack est le complément idéal aux systèmes CAFM existants. Il aide efficacement les facility managers, les gérants immobiliers et les collaborateurs dans l’exécution de leur travail quotidien grâce à des processus entièrement digitalisés.

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